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        淺析工作中尋找方法解決問題的重要性(下)
         
         
         
        來源:南發 陳有志  發布時間:10/15/2019 點擊次數: [5]次
         
         

              3、給每個貨柜貼上簡易“身份證”,預防裝錯。每年旺季期間,有時一個星期要安排10多個至30多個貨柜,客戶不同、目的港口岸不同、柜型不同,如何確保準確性,是至關重要的一個問題,因此要求船務同事在貨柜車到工廠后,需第一時間到達裝柜現場,找貨柜車司機拿排載單核對S/O號碼、目的港口岸、柜型、ETD等信息,然后打開柜門,在柜門左邊內貼上船務寫的“客戶+口岸+箱數”內容,比如“GAP客戶NDC口岸,共2560箱”這樣的內容,以及提供一份每個貨柜的信息資料,當面跟裝車部管理員講明確認清楚。

              通過以上3點方法,可以確保裝柜和散貨的準確性、清晰性和完整性,目的就是做到不錯不漏。

              第三、注重文件、郵件、口語通知、書面通知準確及時的方法。

              語言溝通包括口語的表達和書面方式的表達,日常工作中,我們很注重書面文件內容的通知要言簡意賅,表達清晰準確,無論是給內部公司的文件通知,還是給外部公司都要如此。

              南發船務,作為一個南發系統公司的一個公共性質的部門,直面負責5家公司的走貨和文件完成的船務工作,除了要跟蹤做好這些工廠內部文件的完成,亦要和眾多的物流公司配合好工作,因此特別需要講究一些方法。

              1、僅LF客戶就有16家物流公司,GANT客戶就各有14家物流公司,我們船務同事既要提前做好訂艙(Booking)給對應的物流公司,又要跟蹤好進倉單的發放時間,至少于貨物截倉前3-5天,提供進倉單給各個公司,對于每個客戶、每個目的港的出貨要求,我們都要清晰細致地通知工廠按照客戶要求做好。比如8月20日要裝一個NAPA貨柜,客人提出裝柜完要加系一張安全網,目的是使貨物一到國外目的港后,客人收貨后安排卸貨時,一打開柜門,貨物不至于掉下來砸到卸貨工人。南德同事不知要買哪種網,我們通知其大致規格,闡明牢固、安全即可。

              2、通知運輸公司拉貨柜到工廠裝柜,以及送貨到物流倉要清晰時間和地點,并且以書面形式列明裝柜具體時間和地點、柜型、提單號、目的港等信息,以郵件發送通知運輸公司準時安排貨柜到工廠裝柜,避免運輸安排錯柜到錯的工廠,這樣的通知方式非常有效。

              3、講究特殊情況靈活處理的必要性。上個月有一周,南發系統有33個貨柜要出口,其中2個45’HQ柜當天要裝柜,廈門碼頭但卻沒有及時可提取的柜源,為了能使我司順利裝柜,我們除了追廈門APL物流公司催促船東提供貨柜,另外一方面,我也電話直接追廈門碼頭堆場,請他們在修理好有缺陷的貨柜后,先放柜給我司指定的運輸公司(運輸公司的車當天一早便在碼頭等提柜),使得當天貨柜能夠提到,到工廠裝柜好后順利入廈門碼頭。

              第四,分工明確、協同合作。團隊的分工明確,是為了工作的有效性、積極性、責任性的發揮,但當新的較多工作任務出現時,提前分析工作量,部署好團隊發揮合作就顯得尤為必要。

              1、比如今年南發系統所接的GANT客戶,從去年的10萬件左右提升到今年的68萬多件,該客戶的走貨系統輸入步驟繁瑣細致,加之該系統有些過時,所以導致船務同事輸入的時間耗時較多。訂單量的驟增,系統的繁瑣,客人方面不可能主動更換系統,那么只有改變我們的思維,此情況下,唯有發揮團隊抱團合作的優勢,安排4位同事兼做該客戶的系統資料輸入。

              2、今年3月份開始,柬埔寨卓聯工廠的單量開始增多,柬埔寨同事原先自行完成的工廠裝箱單和系統輸入資料變得無法及時完成,這個時候,我們應那邊同事的請求,主動一攬子把那邊的這2項基本工作內容,移加到金淘南發船務同事完成,一方面使得柬埔寨工作能夠及時開展,也節省了多雇員的費用。

              總之,工作中難免會遇到新的問題和突發情況,但我們相信,大局面前,我們應站在高度看問題,未雨綢繆,采取合適的方法和措施,提前把問題解決好,樹立有責任心員工的風范。

         
             
         
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